【仕事の話】第21回 永遠の課題。失敗を減らす方法について

こんにちは。ナンドーです。
このブログでは、自分の実体験をもとに色々役に立つ情報や雑記を記載していきます。

本日のテーマは「永遠の課題。ミスを減らす方法について」です。

皆さん、最近ミスした経験はありますか?

仕事で書類に記載する内容を間違えた

本当は今日までにやらなきゃならなかったのに忘れていた

恋の迷路に迷い込んだ

最後は失敗とは違うかも。

仕事、家庭、友人との関わりの中で…など人間は毎日様々な失敗をします。
とかく、自分は毎日ミスだらけです。
今日も図面変更を発生させてしまった…。

とにかく人間は失敗ばかりですが、このようなことはなるべく少なくしたいもの。
そこで、同じ失敗を繰り返さないための方法について
自分が実践していることを踏まえて紹介します。

1.【始めに】ミスはなぜ起こる?
脳のメカニズムによるもの、とか色々あるようですが単純にはこれです。
①思い込み
②理解不足

①思い込み

「これは○○だと思っていた」
「チェックしたと思っていた」など勝手に自分で不都合な部分を補完してしまったり
大丈夫だと思い込んでしまう事でミスが発生するケースです。

②情報不足

少ない情報だけで進めてしまう事で、その背景が見えず
やり直しになってしまうケースです。
自分は悪くなくても、結局やり直しになって手間が増える…という感じですね。

このように、個々の技量ややり方によるものと、外的な要因によるもの
このどちらか、または両方がミスを招いているものと考えます。
なので、これを踏まえてミスを防ぐ方法を考えていきましょう。

2.【結論】間違っていることを前提にチェックすることが大事

自分は設計の仕事をしていますが、そこでは大量の図面をチェックしています。
ここで昔から言われている基本は、「チェックする図面は間違っていることを前提にチェックしなさい」ということです。

え?作った人は自分がちゃんと作ったものを渡してきているのだから
その中身はあっているのが前提なんじゃないの?

そう思われる方もいるかと思いますが、あっていることを前提に見てしまうと
重大な問題を見落としてしまう可能性があります。

特に図面は、画面だけで見て作ったものは必ずどこかに間違いがある、といわれます。
実際、印刷してみるとこんなの出来上がってしまっていることもあります。

①「ここの線がいらなかった」とか「左右対称なのに右にしか絵が無い」といった、ケアレスミス
②「お客さんの要望するものになっていない」という仕様アンマッチ
③「現実的に製作不可能」といった空想上の作品

なので、まずは間違っていることを前提にチェックしましょう。

最近、図面を描いてくれる業者の方からこんなんを言われました。

私は画面上で全部チェックしてます。なので印刷はしていません。

最近の液晶画面は、昔よりもかなり制度が上がっていますので

大丈夫です。

自分は、「画面上だけではみえないものがあるから、どんな図面でも
必ず紙に印刷してチェックしなさい」といわれてたので衝撃でした。
これを言ってきたのが自分よりも年上のベテランの方だったのも驚き…。

そこまで言うならどんなもんかと思って図面を見たら、図面の内容云々の前に
タイトルが間違っていました…。

半沢だったらこうなります。

そんなとこ間違わないでしょ、というところが間違っているのが世の常なので
間違っている前提でチェックしましょう。

3.【詳細】ミスを防ぐ具体的方法

また同じミスをしないように次から気を付ける!

○○というミスがあったのでお知らせします。皆、注意するように

ミスが発生すると、こういう光景をよく見ると思いますがこれは一番意味がありません。
「気を付ける」とは一体何をするのでしょうか?
「注意する」とはどこに注目すればいいのでしょうか?
このように具体的な対策が無く、人の注意力と記憶に頼ったやり方は
必ず再発します
なので、失敗を防ぐためには具体性のある対策をする必要があります。
本当はミスの真因を追及する「なぜなぜ分析」とか「FTA」といった
フレームワークもあるのですが、これらは大人数での対策と思います。個人での対策であれば、このようなフレームワークよりも
下記のような方法をオススメします。

3.1 記録する

人間はその時々には覚えてはいますが時間が経つとすぐに忘れてしまいます。
朝覚えていたことは夕方になった時にはすでに80%忘れてしまっているそうです。
自分の記憶というものは非常に断片的なものであり
その中身まで詳細に覚えているということは非常に難しいと考えられます。
記録をしておくことで自分自身の頭にも残りますし忘れてしまっていてもあとから思い出すことが可能です。音声や手書きのノートでもいいのですが、自分は文字にしてパソコンやスマートフォン等で見られるようにするのをオススメします。
この理由は事項に書きます。

3.2 検索できるようにする

自分以外の人が起こしたミスは、口頭で教えてもらう以外にメール等で
流布されることもあります。

このようにメールで来た情報は検索できるようにまとめておくといいです。
方法としては「ミス情報」として1個のフォルダにまとめておけばいいだけです。
そうすれば、そのフォルダで知りたいキーワードを検索すれば出てきます。
検索することを前提としてしまえば
事象ごととか、「○○さんから」とか細かく分ける必要も無いので楽です。

3.1項の自分でまとめた情報も、パソコンやスマートフォンに入れておけば
このように検索できるようになります。

情報として配布されたメールは
発信者があまり気が利かない人だった場合、タイトルと内容があっておらず
そのメール自体を探すのに非常に苦労する場合があります。そうならないように、メールのタイトルと内容があっていない場合は
そのメールを編集して、タイトルと内容をあったものにして自分に転送して
保存するのがいいです。この時に検索できる関連キーワードを本文に入れておくと
後から検索したときに引っ掛かりやすくなります。
自分しか見ないメールなので、体裁は気にしないで
見つけやすくなることだけを考えればいいです。

この作業をしておくと後から検索した時に調べたことに付随して関連するキーワードのものも一緒に検索することができます。
こうすることで、「これ忘れてた」「これもあったんだ」というようなことを
関連付けて思い出すことができます。

自分の会社でも、例えば中身が現地でのミスに関係することなのに
タイトルが「おはようございます」だの「例の件です」だの
意味を成さないタイトルでメールが送られてくることがあります。
これだとせっかく発信しているのに、見落とす可能性が高くなります。

タイトルは人に読んでもらう上でも重要なので、自分から発信する場合にも
内容と一致したタイトルにするように気を付けるようしましょう。

4.【まとめ】メンタルだけではなく、具体的にミスを減らす方法を考えよう

本日は「永遠の課題。ミスを減らす方法について」について書きました。

自分は最近はタイピングに挑戦しています。
これは自分がタイプミスが多いのが嫌で、それを直したくて始めたものでした。
しかし、今までの癖を強制しているからか逆にタイプミスがすげー多くなっています。

画面を見続けているから、そのまま送信してしますことはありませんが
なかなかうまく打てないためか、焦って文章そのものがおかしくなるなど
色々な弊害もあり…。

ミスを防ごうとして新たなミスを発生させることもあります。
自分の癖を把握し、メンタルだけではなくミスを減らす方法を考えていきましょう!

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それでは、今日も一日ご安全に!

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