【仕事の話】第10回 同じ事を繰り返さないために。失敗の再発防止策について

こんにちは。ナンドーです。
このブログでは、自分の実体験をもとに色々役に立つ情報や雑記を記載していきます。

本日のテーマは「同じ事を繰り返さないために。失敗の再発防止策について」です。

仕事で失敗してしまった…

また同じところで間違えた…

こんな経験、誰しもあるのではないでしょうか?

かくいう自分は毎日失敗ばかりです。
というか、ここ1年くらいでミスが非常に多くなってきた気がします…
マジで年なのか…。

「前回失敗したからもう同じ失敗はしないようにしよう!」と
絶対に思っているはずなのに、なぜか同じようなことを繰り返してしまう。

こうならないために、再発防止策について紹介します。
地味な手段ですが、是非ともやってみてください。

1.【始めに】失敗のパターンを知ろう

「失敗」といってもパターンは人それぞれです。

ケアレスミスが多い、忘れ物が多い、人の名前を間違える、最後の最後で勝負に出ることができない…
例を挙げればきりがないですが、皆さんは自分は何が苦手である、ということを
把握されていますか?

何かわからないけど、同じようなミスをしてしまうんだよ

こういう人は、まず自分がどういうときにミスをしているのかを把握しましょう。

失敗する人の方は大体こんな感じに分けられます。

①思い込みで行動してしまう型

「きっとこうだろう」「多分これであってる」という感じで
勝手に進めてしまい、最後になって間違いが発覚するパターンです。
せっかち大臣の方に多いと思います。

②記憶に頼ってしまう型

「前にこうだったから今回もこう」「確かこうだったはず」という感じで
根拠を確認しないで、記憶だけを頼りに進めてしまうパターンです。
抜けが多く、修正箇所が多くなったりします。
また、勘違いをして全く違う方向に行ったりします。
いつもと違うパターンだったときに、今まで通りのことをやって失敗、ということが起きます。

③時間にルーズ型

「締切がいつだったかわからない」「煽られるまでやらない」こんな感じで
時間にルーズなために、最後になって大慌てするパターンです。
何の作業がどれくらいで終わるのか、という見積ができておらず
出来なりで進めていると発生します。

④何をしていいかわからない型

「『○○という作業をやってくれ』といわれたけど、何をしていいのかわからない」
「いわれるがままに行動していたら袋小路に迷い込んだ」こんな感じで
行き詰ってしまうパターンです。
そもそも自分が何をしているのかわかっていないことが多いです。

ちなみに自分は①、③、④が当てはまります…多い。
自分の記憶が全く頼りにならないことはわかっているので、記憶で仕事するのは避けています。

自分自身がどこに当てはまるのかわかれば、注意点が見えてくると思います。

2.【結論】「気を付ける」は再発防止にならない!!

何か失敗をしたときに誰もがこう思うはずです。

次からは同じことをしないように気を付けよう…

自分の周りで誰かが失敗としたとき、また自分自身が失敗して上司から怒られたとき
こういわれたと思います。

次から気を付けろよ!

このように「気を付ける」という言葉をよく使われますが、これは非常に危ないフレーズです。

なぜなら、具体的に何をするのかが全くないからです。

例えば、買わなければならないものを買い忘れてしまったら

次からは「気を付け」ますか?
仕事でメールの送信先を間違えてしまったら、次からは何を「気を付け」ますか?

「気を付ける」をいう注意喚起は、再発防止策としては一番効果が低いものとして
位置づけられます。

再発防止をするには具体的な対策が必要です。

具体的な対策とは

買い物を忘れてしまったなら、次からは「買い物リストを持っていく」とか
メールの送信先を間違えたなら、次からは「送信者グループを分ける」とかがあるでしょう。

一番効果的な再発防止策は、「それをやらないと先に進めないような仕組みを作る」というものです。
チャイルドロックのように、ある方法をやらないと解除できないとかはその典型です。

最近はメールで「添付します」と書いてあるのに添付ファイルが無いと
「添付ファイルがありませんが、そのまま送信しますか?」と警告が出来るものもあったりするそうです。

「気を付ける」ではなく、具体的な防止策を行うことが失敗を防ぎます。

3.【詳細】失敗を繰り返さないための具体的方法

人間はその時々には覚えてはいますが時間が経つとすぐに忘れてしまいます。
それを表したのがこの「エビングハウスの忘却曲線」というものです。

20分後には58%しか残っていないってなかなか…。

なので自分の記憶というものは非常に断片的なものであり
その中身まで詳細に覚えているということは非常に難しいと考えられます。

失敗を防ぐための具体的な方法は下記です。

①記録をする

失敗した内容を記録しておきましょう。
記録をしておくことで自分自身の頭にも残りますし
忘れてしまっていてもあとから思い出すことが可能です。

ノートに走り書きでもいいのですが
自分はパソコンでEXCELにまとめるようにしています。
理由としては、EXCELであれば、1つのセルに1つの事項を書けるのと
資料をハイパーリンクとして貼ったりできるからです。

スマートフォンに記録しておくのも効果的です。
写真に撮る、メモに残す、何でもできます。
自分は音声で文字に起こすのをオススメします。
自分の言葉で発することで記憶にも残りますし
入力するよりも早いです。

誤変換があっても、自分で見るだけなので
内容がわかるならそんなに気にしないでもいいと思います。

②検索できるようにする

口頭で教えてもらう情報以外にメール等で流布される情報もあります。
しかしこの情報も忘れてしまっているでいたら使うことができません。
必要な時に使えるように情報を整理しておきましょう。

情報として配布されたメールは、人によってはタイトルが内容と合っていなかったり
「連絡です」とかしか書かれていなくて、後からそのメールを探せなくなることがあります。

なので、このような場合はメールのタイトルをわかりやすいものに変更して
自分に転送するのがオススメです。
タイトルに複数のキーワードをいれてもいいと思います。
自分が探しやすいようにするだけなので、自由に決めて大丈夫です。

この作業をしておくと後から検索した時に、調べたことに付随して
関連する他のキーワードのものも一緒に検索することができます。
これによって「あ、これ忘れてた」とか「これもあったんだ」というようなことを
関連付けて思い出すことができます。

③サプリメントに頼る

効果の程は個人の見解によります。

手書きでノートに残す以外にもやり方は色々あるので考えてみましょう!

 

4.【まとめ】自分なりの方法を見つけよう

本日は「同じ事を繰り返さないために。失敗の再発防止策」について書きました。

聞いてみれば当たり前のことだと思いますが
大体やらないで記憶に頼って行動しているのではないでしょうか?

「思い出す」というのはボケないためには非常に有効な手段だそうですが
それに時間を取られてばかりいるわけにもいきません。

同じ失敗を繰り返さないために、記憶ではなく記録で、具体的な策をとっていきましょう。

こんなんめんどくさいよ…ちゃんと気を付ければ大丈夫!

こう思った方へ。ここで問題です。
2分前に見た忘却曲線の名前は何でしたか?

覚えていなければ、記憶に頼るのはどうなのか、見直してみましょう。

同系統の参考記事です。

【必見】同じ失敗を繰り返す人の特徴5選【当てはまったら要注意!】 - こびと株.com
こんな人のための記事です。     自分でこう思うときの凹み方って、ハンパないですよね。   それでいて 他人を見てこう思うときのイライラもまた、なかなかのものです。   というわ...

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